3 sencillos pasos para equipar su sala de reuniones híbrida
El mundo laboral se ha enfrentado a grandes retos dentro de la nueva normalidad para adaptarse y sobrevivir a los cambios que representa el trabajo de manera remota. Consolidar a estos nuevos paradigmas como una oportunidad de desarrollo, no sólo mejora la experiencia de trabajo, sino que abre la posibilidad a tecnologías que faciliten la experiencia inmersiva en las reuniones de trabajo. Las estrategias implementadas que se gestaron a consecuencia del confinamiento y el distanciamiento social muestran los parámetros necesarios para las estrategias que funcionan y las que no, dentro de la colaboración en equipo. Con la transición de las estructuras del modelo convencional se ha dado paso al rediseño en los esquemas de beneficios y el desarrollo de nuevas competencias para brindar mayor atención para el bienestar de los colaboradores.
En ese sentido, atravesamos una realidad donde la dinámica de trabajo ha desarrollado nuevos caminos para realizar sus actividades
dentro del sistema laboral, la tecnología se ha constituido como el actor principal para que las organizaciones puedan
lograr sus objetivos. Por tal motivo, realizar una correcta transición de los mecanismos tradicionales hacia la constitución
de sistemas más inteligentes debe desenvolverse mediante una serie de adopciones previas que permitan lograr sistemas seguros
y confiables para su organización.
Para poder dar respuesta a los principales desafíos que representa una reunión híbrida, las organizaciones transformaron
sus centros de trabajo en diferentes escenarios, la adopción de tecnologías fue indiscutiblemente en recurso que ha hecho
de las salas de reuniones un escenario capaz de brindar un sentido colaborativo a través de plataformas digitales. Ante
esta cuestión, empresas fabricantes de tecnologías de conferencias inalámbricas, han sido la pieza clave para el emprendimiento
hacia las salas de reuniones híbridas.
“Convertir una sala de reunión, en una híbrida, permite a los usuarios una mejor calidad de videoconferencia, el
equilibrio entre las salas convencionales y los nuevos formatos, dan como resultado mejoras en la experiencia colaborativa
e inmersiva dentro de las organizaciones”, afirmó Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco. Si bien es cierto,
aún existen múltiples interrogantes sobre los pasos a seguir para lograr la transformación de las salas de reuniones convencionales,
por tal motivo, el experto de Barco brinda tres pasos esenciales para desarrollar esta transición.
- Invierta en herramientas y plataformas de UC
- Equipar las salas con SWAP
- Agregue tecnología inalámbrica a la mezcla para videoconferencias flexibles, fluidas y simples
Las tecnologías ayudan a las empresas a aumentar su rentabilidad, su uso sirve como una herramienta para mejorar los procesos
de operación, y permiten la versatilidad de distintos factores para integrar a la organización en el desarrollo de
nuevas prácticas, intercambio de información y mayor participación.
Los sistemas de Comunicaciones Unificadas (UC), son un poderoso aliado para dar cumplimiento a las tareas que
requieren la participación de forma virtual. Estas soluciones centradas en el usuario simplifican el lugar de trabajo
y crean un entorno en el que los empleados tienen todo para conectarse, trabajar y compartir de manera productiva.
En ese sentido, estas tecnologías han logrado ofrecer al usuario una mejor experiencia en salas de reuniones híbridas,
logrando una amalgama entre sistemas de video, audio y uso compartido del contenido que se utiliza de forma colaborativa.
En el informe especial de Barco, Connected Business, donde se exploró como la adversidad que enfrentaron las
organizaciones permitió la transición hacia nuevos métodos de innovación y eficacia, al menos el 28% de los encuestados
afirmaron utilizar diariamente salas de videoconferencia, en donde a través de tecnologías como Clickshare la inmersión
y colaboración se lleva a cabo de manera sencilla y natural, brindando la facilidad de unificar sus dispositivos en
un único sistema.
Las plataformas y sistemas que sirven como herramientas para poder comunicarse a través de la red son recursos
que no necesariamente son una novedad, pero debido a su auge en la actualidad, representan un importante foco de atención
para lograr robustecer la capacidad de las organizaciones, por ello, invertir en dispositivos que se adapten a sistemas
existentes y los fortalezcan, será crucial para su renovación.
Para brindar una mejor experiencia en las salas de reunión, es importante que se utilicen herramientas que puedan gestionar
de mejor manera los dispositivos y la información, cuando se trata del espacio de intercambio o sistemas SWAP en sistemas
operativos, se hace referencia a la capacidad que tienen algunos componentes para la instalación o sustitución sin
necesidad de detener o alterar la operación en medio de su reunión.
“Al equipar su sala de reunión con este tipo de herramientas permite que se ejecuten de forma fluida el intercambio de información, ya que con la configuración de sincronización AV a través de SWAP, y de periféricos agnósticos de software, se proporciona mayor calidad de audio y video durante su reunión, mejorando la experiencia de organizadores y participantes”,
señaló Riva Palacio.
Dentro de este amplio catálogo de herramientas que son idóneas al momento de llevar a cabo una reunión, es
imprescindible contar con una cámara que permita visualizar a todos los participantes, así como un sistema de audio
de calidad, que a través de un dispositivo como Clickshare tenga la posibilidad de accionar en todo momento. La sostenibilidad
de estos sistemas se caracterizan por la diversidad de adaptabilidad con otros sistemas, incluir mayores recursos a
su sala de videoconferencias le brindará mayor confianza al momento de llevar a cabo una reunión de negocios.
En el estudio realizado por Barco se encontró que el dispositivo más utilizado para llevar a cabo videoconferencias es
la computadora, con el uso de al menos 56% de los encuestados. Elegir las herramientas adecuadas para su sala de reunión
implica considerar las necesidades que requiere para llevar a cabo videoconferencias más flexibles y sencillas para
la colaboración.
Lograr la consolidación de su sistema con la posibilidad de gestionarlo a través de un único dispositivo es
el diferenciador clave, en donde se reúnen todas las tecnologías en la sala, de una manera fácil, fluida e inalámbrica. Eliminar
la molestia que ocasiona el uso de cables y permite un concepto de salas abiertas, que se adaptan a cualquier dispositivo,
mejora el flujo de trabajo al brindar mayor facilidad para llevar a cabo sus reuniones.
De esta manera los periféricos audiovisuales existentes pueden ser gestionados de forma inalámbrica, sin la
necesidad de realizar costosas adaptaciones en su sistema de trabajo. Estandarizar la experiencia en sus plataformas
de videoconferencias, permite mayor organización dentro y fuera de sus instalaciones de trabajo, ya que pueden disfrutar
de la misma experiencia de reuniones de alta calidad desde casa, como lo harían en la sala de juntas corporativa.
Hacer frente a los desafíos que presenta la industria laboral con soluciones que mejoren las condiciones de trabajo de los empleados,al mismo tiempo mejoren su participación dentro de las plataformas de comunicación, permite la transición hacia un mercado laboral más innovador y competitivo; adaptar una plataforma de gestión como Clickshare no sólo permite mayor flexibilidad ante los nuevos formatos sino constituirse como pieza fundamental dentro de su organización. Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco.
En conclusión, para lograr adaptarse a los cambios que devienen en el mundo corporativo, es imprescindible
estar preparado con soluciones que faciliten las dinámicas de trabajo existentes y venideras, estos desafíos de la
industria pueden contrarrestarse a través de su uso, permitiendo lograr una fase de reinvención hacia las nuevas dinámicas
laborales con la construcción de saberes dentro del ecosistema creativo de las empresas.